Logogram strony

Myśliciel A.Rodin

Rozmiar tekstu

Komputerowa edycja dokumentów

W firmie, która ma ambicję dbałości o kompleksową jakość (por. Doktryna jakości), a więc o jakość wszystkiego co jest w niej tworzone, należy zwracać uwagę również na prawidła tworzenia dokumentów. Jakość dokumentu oceniamy zwykle pod kątem sześciu jego cech:

  1. treść — prawdziwe, fałszywe, ciekawe, nieciekawe,...
  2. styl — logiczne następstwo myśli, jasność i barwność przekazu,,,,
  3. poprawność językowa — gramatyka, ortografia, interpunkcja,...
  4. stosowność ― np. nie jest stosownym rozpoczynanie listu od „Dzień dobry!”,
  5. edycja — układ i podział treści na rozdziały, podrozdziały, akapity, listy, nagłówki, przypisy ...
  6. typografia — rozkład tekstu na stronie, marginesy, wielkość i krój czcionek, odstępy pomiędzy wierszami i akapitami, wcięcia, wyróżnienia, ...

Często zapomina się, że pod względem typograficznym dokument też może być napisany profesjonalnie, lub nie. Szkolna nauka tworzenia dokumentów ogranicza się z reguły do treści, stylu i poprawności językowej, a i w tym zakresie jest więcej niż ułomna. Powszechnie spotyka się więc dokumenty, których autorzy wykazują brak wiedzy na takie tematy jak układ akapitów, odstępów, wcięć, wyróżnień, czy też typograficznych (tak!) prawideł użycia znaków interpunkcyjnych. Takie dokumenty są trudne w czytaniu, ich układ graficzny nie odzwierciedla bowiem logicznego układu zawartych w nich treści.

W epoce przed narodzeniem się rzemiosła i sztuki Johanna Gutenberga, każdy autor dokumentu tworzył też jego postać graficzną. Wraz z powstaniem techniki  drukarskiej zadanie to przejęli drukarze i wydawcy. Dziś, wobec pojawienia się komputerowych edytorów tekstów, autorzy stają się ponownie odpowiedzialni za to, jak wygląda ich dokument.

Nieprofesjonalnie złożony tekst, jeżeli został napisany ręcznie lub na maszynie do pisania, razi znacznie mniej niż tekst pochodzący z komputerowej drukarki. Ten ostatni bowiem pod względem poligraficznym jest często nieodróżnialny od materiału wychodzącego spod ręki profesjonalnego drukarza. Czytelnik oczekuje więc podświadomie, że układ graficzny tekstu będzie równie profesjonalny.

Spotykam się niekiedy z opinią, że układ typograficzny dokumentu jest mało ważny, że ważna jest jedynie jego merytoryczna treść. Treść jest oczywiście bardzo ważna, ale to właśnie od układu graficznego zależy, czy ta ważna treść zostanie przez czytelnika przyswojona i zapamiętana. Wszyscy zdajemy sobie sprawę, jak ważną rolę w języku mówiony odgrywa intonacja. Wypowiedź bez zróżnicowanej intonacji ― wszystkie słowa na jednym diapazonie ― jest nużąca i przez to bardzo słabo przyswajalna. W języku pisanym rolę intonacji przejmuje na siebie forma graficzna tekstu. To ona właśnie pozwala czytelnikowi na pierwszy rzut ona zrozumieć strukturę wypowiedzi: podział na treściowo jednolite akapity, listy, tabelki, tytuły rozdziałów i podrozdziałów.

Mój podręcznik edycji dokumentów elektronicznych zawiera wprowadzenie w podstawowe zasady tworzenia typograficznie poprawnych dokumentów. W zasadzie daje on czytelnikowi dość ogólną wiedzę, którą można wykorzystać przy posługiwaniu się dowolnym edytorem tekstu. W podręczniku odwołuję się jednak do jednego wybranego edytora, którym jest MS Word 2007 wzbogacony o pewne elementy (style, szablony, skróty, makra i autoteksty) stworzone na użytek firmy A.Blikle. Tę wersję edytora określam jako b-Word. Aby dostosować fabryczny Word do standardów b-Word’a należy wykonać kilka prostych operacji, które są opisane w podręczniku.

Na koniec kilka uwag o korzystaniu z mojego podręcznika. Jak już pisałem, w swojej wersji pierwotnej został on opracowany dla edytora Word w wersji 2007. Większość podanych w nim informacji technicznych (np. związanych z nazwami i działaniem poszczególnych funkcjonalności, rozmieszczeniem ikon na paskach narzędziowych itp.) pozostaje aktualna dla nowszych wersji edytora, jednakże część będzie wymagała aktualizacji. Ponieważ nie chcę już zajmować się tymi aktualizacjami sam, wyrażam zgodę, aby dokonywali ich moi czytelnicy. Będę jedynie wdzięczny za umieszczenie na stronie tytułowej pod moim nazwiskiem dopisku „Aktualizacja do Word w wersji … dokonana przez … Z tymi zastrzeżeniami podręcznik można modyfikować i rozpowszechniać. Będę też wdzięczny za nadsyłanie do mnie zmodyfikowanych wersji, a także wszelkich uwag o podręczniku.

Mimo, że podręcznik dotyczy Worda w wersji 2007 jest zapisany w formacie 1997, a więc z rozszerzeniem "doc", a nie "docx" lub "docm". Tego wyboru dokonałem świadomie, gdyż mój podręcznik zawiera makra, a obsługa makr w dokumentach formaty 2007 jest zawodna i wymaga włączenia specjalnych opcji, natomiast zarówno Word 2007, jak i Word zawarty w MS Office 2010, znakomicie radzą sobie z dokumentami "doc". Dlatego też większość moich dokumentów zapisuję w tym właśnie formacie..

A teraz zapraszam do pobrania mojego podręcznika.